"Si una persona no sabe a qué puerto va, ningún viento le es favorable"
Séneca
El día a día de una clínica dental puede ser una montaña rusa de actividades y tareas que se suceden sin dejar mucho tiempo a la reflexión. Cumplir con las agendas llenas, contestar a las llamadas de teléfono, responder a mensajes y correos electrónicos, crear contenidos para redes sociales y todas las tareas de dirección... Leerlo ya muestra la intensidad de toda esta actividad en tu clínica dental.
Es un reto diario ser emprendedor/a y odontólogo/a al mismo tiempo, por ello la clave es la organización y la calendarización de tareas. Tener el control de tu negocio se consigue mediante el control de la información sobre la actividad de tu clínica dental, para ello debes ser capaz de identificar necesidades y prever cambios de tendencia, para de este modo tomar las decisiones adecuadas que mantengan tu proyecto en la senda de la rentabilidad. Por todo esto, te damos 5 KPIs económicos que debes vigilar semanalmente en tu clínica dental, y te sugerimos que dediques el viernes un tiempo a repasarlos.
5 KPIs económicos que debes vigilar semanalmente
Con el objetivo de tomar decisiones que te permitan controlar el progreso de tu clínica dental en todo momento, queremos recomendarte que pongas atención a estos 5 KPIs económicos que debes vigilar semanalmente. Cada uno de ellos te ofrece información veraz de un área de tu negocio que es de vital importancia, como es el flujo de caja, la captación de posibles pacientes, su conversión en pacientes de pago, o el grado de fidelidad de tu base de clientes.
Atendiendo estos 5 KPIs económicos semanalmente tendrás una visión clara del progreso de tu clínica dental, sabrás qué áreas están funcionando y cuáles no, para aplicar correcciones rápidamente que te permitan cumplir con tu objetivos. Comenzamos:
💸 Ingresos & Gastos
Este KPI te permite conocer el flujo de caja de tu negocio y tomar medidas correctivas si es necesario. Evitarás quedarte sin efectivo para atender las operaciones diarias de la clínica y mantener tu negocio en marcha, tampoco debes acumular mucho efectivo que no resulta productivo. Utiliza el dinero como una herramienta y ponlo a trabajar a favor de tu proyecto.
Y cómo controlar los ingresos y gastos de tu clínica dental: Desde la mayoría de los software dentales puedes extraer esta información a partir de la funcionalidad “Hoja de caja”, obteniendo rápidamente un balance de las operaciones diarias y semanales, identificando los métodos de pago más usados y los gastos más recurrentes.
📅 Pagos a Proveedores
Es muy importante negociar los plazos de pago a tus proveedores, de modo que afrontar el pago de suministros, servicios y herramientas no te dejen sin capital con el que operar financieramente. Calendariza los pagos a proveedores para cumplir con ellos y mantener una buena relación a largo plazo.
Es vital importancia buscar la flexibilidad en este área, evitar los proveedores que te impongan compras mínimas de alto importe o que apliquen tasas de envío muy caras. El mercado está lleno de alternativas que te ayudarán a tener una buena gestión de pagos a proveedores.
Cómo gestionar los pagos a proveedores de tu clínica dental: Usa el calendario de tu ordenador o smartphone para establecer los pagos y añade alarmas que te avisen con suficiente tiempo para comprobar la liquidez disponible.
Primeras Visitas
Este KPI te dirá la capacidad de captación de tus acciones de marketing y te permitirá detectar qué canales son más útiles para tu estrategia. Mide y analiza cómo llegan la mayoría de los pacientes a tu clínica dental y optimiza esos canales de captación.
Cómo valorar las primeras visitas de tu clínica dental: Pregunta a cada primera visita cómo han conocido tu clínica dental, redes sociales, publicidad offline, referidos, etc, anota sus respuestas en una hoja de cálculo, para posteriormente extraer datos en forma de gráficas y evaluarlas. Está información es muy útil para optimizar tu embudo de ventas y las acciones de marketing.
✅ Presupuestos Aceptados
Junto al KPI anterior, este índice te informa de la capacidad de conversión de las oportunidades de venta que llegan a tu clínica dental. Con esta información podrás determinar si tu proceso de primera visita es eficaz para lograr ventas, analizando cuales son los posibles puntos de dolor o resistencia, para así realizar cambios que mejoren tu ratio de presupuestos aceptados.
Cómo registrar los presupuestos aceptados en tu clínica dental: En la misma hoja de cálculo donde se registran las primeras visitas, debes anotar la emisión del presupuesto del plan de tratamiento, el concepto, el importe y si ha sido aceptado o no. A partir de esta información evaluarás dos aspectos importantes, en primer lugar el grado de conversión del proceso de primera visita de tu clínica dental, y en segundo lugar, las acciones de seguimiento y marketing para rescatar a esos presupuestos fallidos.
🔁 Rotación de Pacientes
Este KPI mide la frecuencia con la que los pacientes vuelven a la clínica. Es importante vigilarlo para identificar oportunidades de aumentar la fidelización de los pacientes, al mismo tiempo estarás evaluando tus acciones de marketing y que retorno te están ofreciendo.
Cómo medir la rotación de pacientes en tu clínica dental: Desde el software dental debes realizar una búsqueda en la base de datos de pacientes, identificando aquellos que no visitan tu clínica dental desde hace al menos 12 meses. Exporta estos datos a un archivo .csv y utilizalos para realizar acciones de marketing, llamadas para ofrecer un revisión, campañas de email marketing, o campañas de remarketing en redes sociales.
Conclusión
Contar con información actual y veraz es vital para la toma de decisión gerenciales, disponer de esta información es sencillo cuando creas un método de trabajo que integre la recogida de esa información. Para lograrlo es esencial que todo el equipo sea consciente de ello, que se realicen las preguntas necesarias a los pacientes y se anoten sus respuestas, para de este modo evaluarlas al final de cada semana. Una comunicación interna con transparencia es la única manera de implicar al equipo, ofrecerles información sobre el rendimiento de las acciones llevadas a cabo durante la reunión semanal de equipo es una buena forma de conseguirlo. Otro modo es mediante un correo electrónico cada semana donde se comparta esta información y se comuniquen las próximas acciones, dando siempre la opción de aportar propuestas por parte del equipo.
Las claves son la constancia y la transparencia, de este modo crearás un método de recogida de información con el que conocer el estado actual de tu negocio en todo momento.
Desde Kircos Consultores podemos ayudarte
Implementar estos cambios y recursos puede suponer una nueva fuente de estrés para ti como gerente de tu clínica dental, es por ello que una alternativa es contar con profesionales experimentados que te ayuden a realizarlo. En el equipo de Kircos Consultores somos expertos en Consultoría dental y contamos con una amplia experiencia en procesos de optimización y mejora de clínicas dentales, con más de 15 años de experiencia en el sector odontológico y trabajando por toda España. Podemos cubrir todas las necesidades que tu clínica dental pudiera tener, para obtener los resultados que estás buscando para tu negocio.
Si actualmente necesitas mejorar la captación y promoción de tu clínica dental, no dudes en contactar y solicitar más información sin compromiso. En Kircos Consultores atesoramos una amplía experiencia ayudando a negocios como el tuyo, con nuestro #metodokircos podemos ayudarte a solucionar las dificultades que te encuentras en tu día a día en tu clínica dental. Estaremos encantados de resolver cualquier duda que te pueda surgir. Si quieres más información no dudes en contactar con nosotros sin ningún compromiso, te contestaremos en el menor plazo posible.
Oscar Alvarez I Director de Marketing
